Portable Document Format (PDF)

Ein »Portable Document Format« ist ein plattformunabhängiges digitales Dateiformat zur Darstellung digitaler Dokumente und zu deren systemübergreifendem Austausch. Abkürzung: PDF; File Extension: .pdf.

Das Portable Document Format (PDF) wurde entwickelt, um digitale Dokumente so darzustellen, dass sie unabhängig vom verwendeten Betriebssystem (Operating System, OS), ¹⁾ der Hardware ²⁾ oder der Software ³⁾ originalgetreu angezeigt und gedruckt werden können.

Das Dokumentenaustauschformat bzw. die Seitenbeschreibungssprache PDF basiert auf der PostScript-Technologie, einer seitenorientierten, geräteunabhängigen Beschreibungssprache, die Layout, Computer Fonts, Bilder und Vektorgrafiken präzise definiert.

Ursprung

Das PDF wurde 1993 bei Adobe® Systems unter der Leitung des US-amerikanischen Mathematikers und Elektrotechnikers John Warnock (*1940) und des US-amerikanischen Mathematikers und Informatikers Chuck Geschke (*1939), den Gründern von Adobe® Systems Incorporated, San José, Kalifornien, USA (siehe auch Schriftgeschichte), entwickelt. Die Entwicklung begann bereits in den späten 1980er-Jahren als Teil des »Camelot«-Projekts ⁴⁾ von Adobe®. Warnock und Geschke wollten ein Dokumentenaustauschformat schaffen, das computerbasierte Dokumente plattformunabhängig und visuell originalgetreu speichert und transportiert, da es bis in die 1990er-Jahre äußerst kompliziert war, digitale Dateien zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen (OS) und Softwarelösungen verlustfrei auszutauschen. Formatierungen, Schriftarten oder grafische Darstellungen wurden in der Regel nicht korrekt oder gar nicht übernommen.

1993 wurde das PDF auf der Fachmesse WinWorld Expo in San José, Kalifornien, USA, zusammen mit Adobe Acrobat 1.0 eingeführt. Es war zunächst ein proprietäres Format, das von Adobe® kontrolliert wurde. Ab 2008 wurde PDF als offener Standard ISO 32000-1 veröffentlicht, wodurch es unabhängig von Adobe® genutzt und weiterentwickelt werden konnte.

Einsatzmöglichkeiten von PDF-Dateien

PDF-Dateien sind äußerst vielseitig und finden in unterschiedlichen Bereichen Anwendung:

• Desktop Publishing (DTP) und Druckvorstufe
  Druckoptimierte PDFs (z.B. PDF/X-Standards) dienen im Desktop Publishing als digitale Druckvorlagen, die in der Druckvorstufe weiterverarbeitet werden können.
• Digitale Dokumente und Formulare
  Unternehmen und Institutionen nutzen PDFs unter anderem für digitale Rechnungen, Verträge, Berichte oder wissenschaftliche Arbeiten. Interaktive PDFs können Formulare, Schaltflächen oder JavaScript-Funktionen enthalten, beispielsweise für Online-Anmeldungen oder Fragebögen.
• Langzeitarchivierung (PDF/A-Standard)
  PDF/A ist ein spezielles Format für die Archivierung, das sicherstellt, dass ein Dokument langfristig lesbar bleibt.
• E-Books und Präsentationen
  PDFs eignen sich für digitale Publikationen, da sie Bilder, Hyperlinks und verschiedene Schriftarten enthalten können.
• Sicherheit und digitale Signaturen
  PDFs können mit Passwortschutz, Verschlüsselung und digitalen Signaturen versehen werden, um Authentizität und Datenschutz zu gewährleisten.

Generieren einer PDF-Datei

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu generieren:

• Aus einer Anwendung exportieren
  Viele Programme – insbesondere in der Bürokommunikation, wie Microsoft Word® oder Pages® von Apple® – verfügen über eine integrierte »Speichern unter«- oder »Exportieren«-Funktion, mit der sich PDFs direkt erzeugen lassen.
• Druckfunktion als PDF nutzen
  Die meisten modernen Betriebssysteme bieten die Möglichkeit, ein Dokument als PDF zu »drucken«. Beispiel: In Windows® von Microsoft® oder macOS® von Apple® einfach die Funktion »Drucken« wählen und als Drucker »Microsoft Print to PDF« oder »Als PDF speichern« auswählen.
• Mit professioneller Desktop Publishing Software (DTP) generieren
  Design-, Bild-, Layout- bzw. DTP-Software wie Affinity Publisher® oder Affinity Photo® von Serif®, InDesign®, Photoshop® und Illustrator® von Adobe® oder QuarkXPress® von Quark® ermöglicht die Erstellung hochqualitativer PDFs mit speziellen Voreinstellungen für die Druckvorstufe oder die digitale Nutzung. Mit der Anwendung Acrobat® von Adobe® besteht darüber hinaus die Möglichkeit, bestehende Dateien (z.B. Word®, Excel®, PowerPoint®, Keynote® oder Numbers®) in PDFs zu konvertieren.
• Online-Tools und Konverter
  Es gibt zahlreiche Web-Dienste, mit denen Dokumente kostenlos in PDFs umgewandelt werden können. ⁵⁾

Vor- und Nachteile einer PDF-Datei

Grundsätzlich überwiegen die Vorteile einer PDF-Datei. Zu den Vorteilen zählen:

• Plattformunabhängig
  PDFs sehen unter Windows®, macOS®, Linux® sowie auf mobilen Betriebssystemen identisch aus.
• Layout bleibt erhalten
  Schriften, Bilder, Tabellen und Formatierungen bleiben unverändert.
• Hohe Kompatibilität
  Die meisten Software-Anwendungen können PDFs anzeigen.
• Interaktive Elemente möglich
  Formulare, Links, Videos, Lesezeichen und digitale Signaturen werden unterstützt.
• Hohe Druckqualität
  PDFs können in hoher Auflösung gespeichert werden (z.B. für professionelle Druckereien).
• Effiziente Dateikomprimierung
  PDF-Dateien können stark komprimiert werden, um den Speicherplatz zu reduzieren.
• Sicherheit und Schutz
  PDFs lassen sich mit Passwörtern, Wasserzeichen und Verschlüsselungen sichern.
• Langzeitarchivierung möglich (PDF/A)
  PDF/A ist ein ISO-zertifizierter Standard für Dokumente, die über Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben müssen.

Zu den Nachteilen einer PDF-Datei zählen:

• Eingeschränkte Bearbeitbarkeit
  PDFs sind nicht als Editierformat konzipiert. Änderungen sind nur mit spezieller Software (z.B. Adobe Acrobat® oder PDF-Editoren) möglich und oft ästhetisch eingeschränkt.
• Komplexität in der Druckvorstufe
  PDF-Druckvorlagen können beim Ausbelichten oder Ausschießen fehlerhaft sein, beispielsweise wenn Computer Fonts falsch dargestellt werden oder fehlen oder wenn das Layout stark vom Original abweicht oder gar zusammenbricht.
• Dateigröße
  Hochauflösende PDFs mit vielen Bildern und Grafiken können mehrere Hundert Megabyte groß werden.
• Eingeschränkte Barrierefreiheit
  PDFs sind für Menschen mit Behinderungen oft schwer zugänglich, da Screenreader-Unterstützung und semantische Strukturen oft unzureichend sind.
• Komplexität bei interaktiven Funktionen
  Dynamische PDFs mit Formularen oder Skripten können auf manchen Geräten oder in bestimmten PDF-Readern nicht korrekt dargestellt werden.

Barrierefreies PDF

Ein barrierefreies PDF ist ein PDF-Dokument, das so aufbereitet ist, dass es von Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen (z.B. Sehbehinderungen, motorischen oder kognitiven Beeinträchtigungen) problemlos genutzt werden kann. Dies wird durch technische und strukturelle Maßnahmen erreicht, die den barrierefreien Zugang zu den Inhalten ermöglichen.

Bedeutung

Der Begriff »barrierefreies PDF« stammt aus der allgemeinen Diskussion um digitale Barrierefreiheit und wurde in den letzten Jahrzehnten insbesondere durch gesetzliche Regelungen wie das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ⁶⁾ in Deutschland sowie internationale Standards wie die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) ⁷⁾ geprägt. Der Zweck eines barrierefreien PDFs besteht darin, Informationen für alle Menschen zugänglich zu machen – unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten oder den verwendeten Hilfsmitteln (z.B. Screenreader, Braillezeilen oder Sprachsteuerung).

Was beinhaltet ein barrierefreies PDF?

Ein barrierefreies PDF enthält mehrere technische und inhaltliche Komponenten, die den Zugang zu den Inhalten verbessern: ⁸⁾

• Strukturierte Inhalte durch Tags
  Ein barrierefreies PDF muss mit semantischen Tags versehen sein, die die logische Struktur der Inhalte abbilden (Headlines, Absätze, Listen, Tabellen etc.). Tags helfen Screenreadern, die Inhalte in der richtigen Reihenfolge vorzulesen.
• Textbasierter Inhalt statt eingebetteter Bilder mit Text
  Texte dürfen nicht als Bilder eingebettet sein, sondern müssen als durchsuchbarer Text vorliegen. Falls Text in Grafiken enthalten ist, muss eine alternative Beschreibung (Alt-Text) hinzugefügt werden.
• Alternativtexte für Bilder und Grafiken
  Bilder, Diagramme und andere visuelle Inhalte müssen mit Alternativtexten versehen werden, damit blinde oder sehbehinderte Nutzer den Inhalt erfassen können.
• Lesereihenfolge und logische Navigation
  Die Lesereihenfolge muss so definiert sein, dass Screenreader den Text in einer sinnvollen Reihenfolge vorlesen können. Eine korrekte Tab-Reihenfolge für interaktive Elemente ist dabei entscheidend.
• Barrierefreie Tabellen
  Tabellen müssen mit Spalten- und Zeilenüberschriften ausgezeichnet sein. Eine logische Struktur ist notwendig, um screenreaderfreundlich zu sein.
• Ausreichender Kontrast und skalierbare Schriftgrößen
  Farben und Kontraste müssen so gewählt werden, dass auch Menschen mit Sehschwächen oder Farbenblindheit die Inhalte lesen können. Die Schriftgröße sollte anpassbar sein, ohne dass das Layout zerstört wird.
• Eingebettete Schriften
  Alle verwendeten Schriftarten müssen eingebettet sein, um eine korrekte Darstellung sicherzustellen.
• Verzicht auf automatische Inhalte
  Bewegte Inhalte oder Elemente (z.B. animierte GIFs oder blinkende Elemente), die automatisch abgespielt werden, sind für viele Nutzer hinderlich.
• Metadaten und Dokumenteneigenschaften
  Titel, Autor, Sprache und andere Metadaten sollten hinterlegt sein. Die Hauptsprache des Dokuments muss korrekt definiert sein.

Normen für barrierefreie PDFs

Es gibt mehrere Normen und Richtlinien, die den Aufbau eines barrierefreien PDFs definieren:

• PDF/UA (ISO 14289-1)
  Der internationale Standard für barrierefreie PDFs. UA steht für »Universal Accessibility«. Beinhaltet technische Anforderungen an Tags, Alternativtexte, Lesereihenfolge etc. ⁹⁾
• WCAG (Web Content Accessibility Guidelines)
  Richtlinien für digitale Barrierefreiheit, die auch für PDFs angewendet werden können. Wichtige Kriterien: Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit.
• BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung)
  Die BITV 2.0 ¹⁰⁾ ist eine deutsche Verordnung für barrierefreie Dokumente im öffentlichen Sektor. Orientiert sich an den WCAG.

Barrierefreie PDFs sind essenziell für die digitale Inklusion und sollten nach den aktuellen Standards erstellt werden. Insbesondere für Behörden, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie PDF/UA oder WCAG erforderlich. Mit guter Planung und den richtigen Werkzeugen lassen sich barrierefreie PDFs effizient umsetzen. Es gibt unterschiedliche Tools, um PDFs und Websites auf Barrierefreiheit zu prüfen, beispielsweise den PAC® PDF Accessibility Checker. ¹¹⁾

© Wolfgang Beinert, www.typolexikon.de